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            物業管理經營七個風險點及防范對策
            2014-07-08

            物業管理的經營風險來源于諸多方面。調查問卷顯示,風險主要集中表現為招投標風險、接管風險、裝修期風險、日常管理期風險、合同續約風險和顧問項目拓展風險。

            一、招投標風險管理

            1、風險分析

            物業管理公司普遍認為,在招投標中,風險主要為報價背離成本和困難準備不足。

            對在新建物業委托中價位過低的原因調查中,有47%的物業管理公司認為是市場競爭過于激烈或不規范和過分追求市場占有率的結果,26%的物業管理公司認為受到當地政府指導價的影響。

            分析其深層次的原因,客觀上有物業管理公司的投標準備周期短,運營環境熟悉不夠,主觀上為物業管理公司自身有貪多心理,對預期判斷過分樂觀。由于對所接管物業的區域和服務的特殊性沒有深入地研究、分析,往往按自己的固有模式進行測算,與實際存在很大的偏差;在對老(舊)物業項目投標前,物業管理公司沒有認真了解業主的服務需求和期望,制定適宜的服務方案,沒有分析前一任物業管理公司退出的真實原因,在實施時很容易重蹈覆轍。

            2、防范對策

            投標新建物業時,物業管理公司要充分準備,準確進行財務預算,不要過度競爭,造成日后的被動,不盲目追求高市場占有率,要步步為營,保證運營好每個項目,在當地政府指導價的指導下,合理報價;在投標老物業項目前,要與原來的業主委員會、業主進行有效溝通,了解他們真實的需求,明確任務,認真核算成本和收益,不要承諾自己做不到的服務,要量力而行、合理報價。

            二、新建物業項目接管期存在的風險管理

            1、風險分析

            在接管新建物業項目過程中,由于多種原因:如和開發商的父子或其他淵源關系,或者沒有充分意識到交接的重要性,使交接工作不細致,為后續的物業管理服務埋下隱患。在我們的調查中,這個階段主要有以下幾大風險:

            A、新建物業存在設計隱患風險:有56%的接管項目存在車位使用問題,50%以上的接管項目存在裝修障礙。有37%的物業管理公司的風險是由周邊服務設施不配套引起的。

            B、與開發建設單位交接風險:在和開發商配合中,有55%的物業管理公司的主要風險是資料交接不完整;有48%的物業管理公司在和開發建設單位交接房屋時,未認真檢查質量問題;有39%的物業管理公司未將檢查到的質量問題詳細羅列,并要求開發單位相關負責人在清單上簽字;有26%的物業管理公司則未向開發建設單位索取本小區相關建材配件的供應商名單和詳細情況。

            C、簽訂《前期物業管理服務合同》時的風險:有40%的物業管理公司存在管理服務區域及區域內的人身財產的界定不清的風險;有27%的物業管理公司在管理費的性質上存在誤導式描述;有26%的物業管理公司對停車場使用關系的性質定性不清。

            2、防范對策

            在新建物業項目的接管中,物業管理公司必須提前介入開發商的建設中,對物業存在的日后物管服務可能出現的問題如裝修障礙、車位規劃等,及早溝通,盡量完善;無法早期介入的,要注意認真檢查質量、分清責任,督促開發商完善配套服務設施,索取本小區相關設備、建材配件的供應商名單和詳細情況,為以后的服務做好準備。交接資料要收集完整,包括開發商對業主的一些承諾資料。熟悉國家的相關法規、地方相繼出臺的配套文件,特別要清楚法律法規對開發建設單位有哪些強制性的要求,理順與開發商、業主、業主委員會,以及相關職能部門等的法律關系,依法維護物業管理各方權利人的合法權益,依法規范物業管理行為。

            三、在老(舊)物業項目的接管中風險管理

            1、風險分析

            在老(舊)物業項目的接管中,面臨的業主委員會方面的風險中,有45%的物業管理公司認為其面對的業主委員會成熟程度低;43%的物業管理公司認為其面對的業主委員會在業主中不具代表性。有60%的新進物業管理公司存在著物業管理費難收、物業經費不足的歷史遺留問題;有46%的物業管理公司存在業主經濟承受能力弱和消費意識不夠的風險。

            2、防范對策

            物業管理公司在接管老(舊)物業項目時,不要急于求成,要對業主進行細致的調查、分析,事先對收費難的癥結進行了解、分析,對物業經營的條件心中有數,根據業主群的經濟狀況,制定適宜的服務項目;與業主委員會共同學習《物業管理條例》和相關地區性法律法規,獲得業主委員會的支持;在正式進入前要宣傳公司的一些服務理念和措施,征求業主的意見,最大可能地和業主達成共識,為正式進入鋪平道路。

            四、裝修期風險管理

            在新建物業項目管理中,裝修期出現的問題比較集中和突出,也是物業管理公司和業主沖突最多的環節。對裝修期的風險管理可以避免對物業的損害,可以規范裝修行為,為以后的物業管理服務打好基礎。

            1、風險分析

             A、有53%的物業管理公司碰到了商鋪的排煙、排污、噪聲和散熱沒有得到充分考慮,沒有得到有關部門批準或業主同意的問題;

             B、有41%的物管公司遇到有防水要求的房間防水層在裝修過程中被破壞,未按規定重新做,并進行閉水試驗的情況;

             C、有36%的物業管理公司存在未對裝修期間隱蔽工程進行巡視檢查記錄、對特別事件的完整詳實記錄;

             D、有27%的物業管理公司碰到未經特別審批,業主對進戶線主線進行改動,或超出相應負荷,或未持有電工上崗證人員進行室內電線的重新布線操作的問題。

            2、防范對策

            根據物業構造的具體情況,特別是針對商鋪和主要物業的物理距離、依存關系,在招商說明中要明確商鋪的排煙、排污、噪聲和散熱等規定,避免出現問題后陷入被動。對物業裝修期的管理規定要詳細,如電梯的保護;水電改造注意事項的規定;煤氣、太陽能、寬帶、天線的安裝規定和說明;對垃圾清運的時間、費用等,要告知每一個業主,并安排專人監督和管理,對重要的隱蔽裝修工程要進行詳實的記錄,包括材料、圖紙、施工單位等信息。

            積極配合業主的裝修活動,提供電梯保護、垃圾清運等服務,協調業主間出現的裝修糾紛,通過調整裝修監管費用,鼓勵更多的業主盡量同期完成裝修工程,避免物業區長期處于裝修狀態。

            五、日常管理期風險管理

            1、風險分析

             A、隨著汽車的保有量快速增長,有66%的物業管理公司存在車輛管理方面的風險;

             B、49%的物業管理公司在人員物品出入的嚴格控制和處理事情的靈活性方面存在問題;

             C、有35%的物業管理公司存在進行保潔、維修等作業時的安全問題;

             D、有33%的物業管理公司熟練人員的流動性過大;

             E、有28%的物業管理公司由于服務內容和標準沒有明確,造成投訴。

            2、防范對策

            車輛管理可以按政府新近出臺的車位管理辦法執行,有效避免糾紛;物管的保安人員要熟悉業主的情況,以人為本,盡量減少對業主生活的干擾;采用一定的監控技術手段,注重證據保存;嚴格控制陌生人和一些重要物品的出入;對于非常規的保潔、大型設備的維修保養問題,一定要進行服務外包,請專業的公司來完成,避免出現安全問題。

            注重樹立企業文化,培養員工的認同感和歸屬感,為員工進行職業生涯規劃,注重員工的培養,提高從業人員的待遇,實現“事業留人、情感留人、待遇留人”,減少企業熟練人員的流動性,穩定物管服務的水準。

            對服務內容和服務標準要公示,要讓業主正確了解物管相關服務的流程、服務標準、收費項目,出現問題要及時溝通、解決,避免造成投訴。

            六、合同續約風險管理

            1、風險分析

             A、有50%的物業管理公司對下一階段的盈利能力缺乏預測;

             B、有32%的物業管理公司在合同續約時已經出現了和業主委員會合作關系變壞的情況;

             C、有26%的物業管理公司過度考慮品牌維持,不考慮利潤。

            2、防范對策

            物業管理公司對下一階段的盈利能力預測主要是對物業配套商鋪部分的增值能力判斷,其受區域規劃和發展的影響力非常大;其次是物業管理費用的提高能力,這部分要受政府的指導價限制,第三就是物業管理增值服務能力,要分析能開展哪些行之有效的創新服務。目前物業管理還是一個微利行業,只要物業管理企業能保證微利即可以續約。物業管理還可以通過規模效應、共享服務資源、提供創新服務等方式來獲取一定的回報。

            如果出現與業主委員會合作關系變壞的情況,要具體分析原因,多作自我檢討,請相關政府部門協調解決,看能否改善關系;如果不能有效改善,就不要再簽約了,避免出現更大的麻煩。

            對于過度考慮品牌維持,不考慮利潤的做法,要根據公司的長遠規劃和目標來綜合確定,要量力而行,切忌一意孤行,造成更多損失,甚至影響公司的生存和發展。

            七、顧問項目拓展的風險管理

            有63%的物業管理管公司認為主要是沒有足夠的優秀管理人員儲備和精力,去進行顧問項目的拓展。筆者認為物業管理公司平時不僅要完成自己的服務任務,同時要注重培養員工,提升他們的技能和管理水平,為今后公司的發展儲備人才,為不斷擴展業務、利用擴大規模降低成本做準備。

            結束語

            物業管理公司的經營風險是客觀存在的,要求物業管理公司重視風險、主動地認識風險,有效地控制和防范風險,保障物業管理服務正常進行。隨著物業管理服務內涵、服務形式的變化,物業管理公司的經營風險相應地發生著變化,物業管理公司的風險管理也要與時俱進,不斷提高自身風險防范能力,以提高企業的生存、發展能力。

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