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            手把手教你大型物業項目投標
            2014-03-17

            當物業企業接到總部園區和研發基地的招標文件并經過現場踏勘和提問答疑后,市場部就要進行擬投標項目的可行性分析;當該項目的投標建議得到批準后,市場部隨即組織人員開始編制投標書。下面圍繞著投標書從策劃、編制、投標和答辯的十個環節,闡述如何建立大型物業投標項目的管理流程。
              一、建立小組
              要制作出響應充分、特點鮮明、專業凸顯的投標書并非易事,明華的標書編寫,在公司總部至少有多人可以參與編制,需要時抽調部分項目經理和技術骨干一起參與,當多項任務碰在一個時間段時,可以分出兩到三個標書小組。
              明華的總部園區和研發基地項目投標都要組織多人參與的標書小組,至少有三人分工合作(一人側重商務標、一人側重技術標、一人準備資信文件和標書排版印制),我自己側重標書整體策劃和技術標多一些,也參與過商務標編制和資信文件的準備。
              二、確定分工
              公司總經理室的分管領導擔任標書小組負責人,研究確定每個投標項目在技術標重點章節、商務標測算原則等重要事項;技術標執筆人和專業配合人員根據與標書負責人商定的大原則進行編制,過程中經常碰頭研究談論疑難事項;商務標執筆人要向人事部了解最新崗位薪資,向行政部采購員了解物資價格行情,并且研究招標文件中相關測算表式;企業資信文件編集人根據本次招標文件的要求,收集匯編相關最新資信材料用于投標書中。標書文字稿和表格編寫完成后,還要有專人進行版面編排、文字校對、交付印刷和蓋章封裝等工作。
              凡事——預則立,不預則廢。只有經過詳盡的策劃安排,整個投標工作才能有條不紊地順利進行。投標書的策劃主要包括技術標、商務標和資信文件等三部分:
              三、技術文件
              1、技術文件策劃:我的工作體會是技術標的策劃需要體現三個原則:(1)“雪中送炭”——招標書中的所有服務需求都需要得到相應和落實;(2)“錦上添花”——本企業對于類似物業的管理經驗的服務心得需要得到充分體現;(3)“獻計獻策”——標書中如能對于項目管理改進和服務提升有所建言,當能得到采購人及評委的充分首肯。
              2、技術文件要點把握:(1)編寫者要認真閱讀招標文件,識別采購方需求,熟悉本企業以往類似項目的服務提供模式;(2)編寫者盡量參加現場踏勘及現場提問,以確定本項目技術要點、管理難點和應對措施,通過答疑提問進一步確定重點難點;(3)編寫者要根據本項目情況,重點闡述對重點難點和認識和應對措施;(4)編寫者要熟悉本企業類似項目技術方案的內容和格式,可以在標書中選錄本企業成功經驗和管理案例;(5)在引用通用性的技術方案時,要注意表述重點的轉換性安排并注意文字的統一性。
              四、商務文件
              1、商務文件策劃:我的工作體會是商務標的策劃也需要體現三個特點:(1)“精準測算”——對于人員、物耗、能耗、檢測費用、開辦費用和外包費用等要有相對精準的測算,使得招標書中確定的物業管理費用得到合理的分配和安排;(2)“詳細說明”——對于商務標中各項費用報價,應有逐項取費說明,有些是國家和地方政策法規規定(如最低工資標準和社保繳金比例),有些是行業和社會的收費標準(如物資采購和酬金稅金);(3)“量入為出”——政府采購物業項目大都有最高價格限額,當按照“成本法”正向測算結果超出預算限額時,就需要采用“限額法”倒算出成本限額,適當壓縮人員配置和物耗開支。
              2、商務文件要點把握:(1)閱讀招標文件時,記下投標價格限額和主要費用構成;(2)在現場踏勘及現場提問時,提出有關些疑問點以求解答或確認;(3)熟悉本企業以往類似項目商務報價,了解人員薪酬水平、各類物資的市場價格行情以及外發包項目的大致價格水平;(4)根據本項目價格限額情況適時調整人員、物耗、外發包等費用支出的結構比例;(5)對于競爭性較強的項目,可考慮適當的價格優惠措施,以增加本企業獲標的勝算度。
              五、資信文件
              1、資信文件策劃:投標書常用的一些資信文件(如營業執照、資質證書、體系貫標證書和項目創優證書等),我們都采用掃描件的方式,既清晰可辨又便于編輯;對于相關項目的合同復印件和業主方評價意見,我們都采用首尾頁編輯方式,保留簽字和紅章,然后掃描;企業一旦獲得各種相關的獎項或榮譽,在存檔前前先留好掃描件、存好電子文檔,當投標需要時可以隨時選用。
              2、資信文件要點把握:(1)標書中必備的企業資信材料千萬不能遺漏,要防止因缺少重要資信材料而造成廢標;(2)標書評分中可以得分的企業資信材料切忌不能遺漏,保證企業在客觀評分項中拿足應有的得分;(3)能夠反映企業綜合實力的證明材料適當加入,以使采購人和評委能夠充分認識到本企業的綜合實力以及對本項目的掌控能力。
              六、內容照應
              1、技術方案部分與商務報價部分的相互照應。比如:技術標中的組織機構與商務測算時的部門和崗位名稱要統一,崗位人數要統一,技術措施的名稱要統一。
              2、項目經理一覽表與證書復印件的相互照應。如學歷、職稱、崗位資格證書、工作簡歷和項目任職經歷等需要一致。
              3、相互關聯部分的前后照應(如資源配置中的人員、職責與條線方案中的組織保障等,條線方案中涉及應急事項處理與應急預案的照應等)。
              七、評審校印
              標書初稿完成后,需要組織小組或專人進行評審。評審人員可以由公司分管領導、市場部人員、擬任項目經理和相關評審部門人員組成。
              評審主要關注以下幾個方面:(1)內容上充分響應《招標文件》,體現本企業特色管理;(2)編排上體現企業標書規范,需要時增加創新度;(3)格式上整齊,圖片搭配合適;(4)文字上通校一遍,無錯字、錯詞、過期信息和不合適內容。
              完成一本厚厚的標書是非常受累的(大型投標項目的技術標至少在150頁以上),編寫過程中難免有段落和文字的缺失和差錯;企業最好是由另外人員(比如行政文員或擬任的項目經理)幫助通讀和校對。文字定稿后要進行文本轉版(將文本轉成PDF格式)交印刷單位,在印出初稿后要及時通覽一遍,避免缺漏頁和排錯版;標書印制后完成后,需要在《招標文件》指定處蓋章簽字,然后按照招標要求進行封裝和蓋章。
              八、標書提交
              不管是在本地投標或在外地投標,由于交通和路途情況的不可預測性,要有一定的提前量,切忌不要因為遲到而取消投標資格。在搬送標書時注意不要損壞封裝,尤其是在大雨天氣注意標書不能浸水;投標代理人到場要帶好身份證件以備復核身份。重要投標項目,可考慮讓擬任項目經理參加開標,以感受現場緊張氣氛,提前做好心理準備,提前進入即將到來的答辯角色。
              九、現場答辯
              項目經理和其他答辯人應熟讀標書,記下重點要點和評委提問的可能關注點,通過與標書主編人交流或模擬評審,抓住答題要點;答辯人應提前到達現場,避免倉促應戰;有時間的話可以在腦中回放準備內容,回想可能準備不足之處;對于現場答辯的各個問題:先聽清問題,記下要點;先回答主旨,再展開細節;可能時增加本人或本公司類似成功案例。
              十、投標總結
              市場競爭是殘酷的,即便是再多的優秀企業參與,最后也只能有一家中標。在得到最后的中標結果后,無論本企業是否中標,都應該開個小結會,回顧總結本次投標的成功之處和不足之處,提出改進建議和落實提升措施,讓本企業的市場競標工作更加完善,競爭力更強。(作者系上海明華物業管理有限公司總經理助理、上海市政府采購物業管理評審專家)

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