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            論物業管理企業成本的特點及管控
            2012-08-15

            一、物業管理企業成本的特點
                物業管理企業的工作就是根據物業服務合同的約定,對房屋及配套的設施、設備和相關場地進行維修、養護、管理,維護相關區域內的環境衛生和秩序。從物業管理企業的工作性質可以看出,物業管理企業的工作具有空間分散、時間連續、內容復雜等特點。空間分散是指物業管理企業的工作地分散,因為其管理的是一個個獨立的物業小區,這些管理對象可能在一個地區,也可能延伸至全國。時間連續是指物業管理企業的工作時間連續,要24小時為業主提供服務,有人形象地稱之為“招手即停”,即隨時要提供物業管理服務。內容復雜即物業管理企業的工作內容多而雜,既有物的管理,又有人的服務,有人形象地稱之為“包治百病”,即在一個物業管理區域內,物業管理企業是“上管天,下管地,中間管空氣”,這話一點不假。由于物業管理的這些特點,導致物業管理企業成本也呈現出如下特點:
                1.點多。即物業管理企業的成本形成點多。物業管理企業的成本可分為服務成本、管理成本、經營成本。服務成本是在為業主服務過程中發生的成本,如維護小區治安、進行消防檢查,保障小區安寧、安靜等過程中發生的成本。管理成本是對小區房屋及配套的設施設備和相關場地進行維修、養護、管理所發生的成本,如小區設施設備的維修等。經營成本是物業管理企業在開展社區經濟過程中所發生的成本,如經營小區會所、經營公共設施等。因此,在物業管理企業,每個部門、每個單位、每個環節、每個崗位、每個個人都是一個成本形成點。
                2.面廣。即物業管理企業成本的發生在地域上分布面廣。物業管理企業為了發展,為了取得規模效益,總是不斷地爭地盤、搶市場,規模越做越大,地盤越爭越多,市場也越來越大,物業的分布面也越來越廣,從而使物業管理成本的發生面也越來越廣。
                3.線長。即物業管理企業成本監控線長。物業管理企業由于其工作從空間上要延伸到所管物業的每個角落,從時間上要延伸到所管物業的每個時點,所以導致物業管理企業的管理層次多,從而使大部分成本發生點和相應成本監控點之間相隔較長,從而形成較長的成本監控線。
                4.管難。由于物業管理企業的成本具有上述特點,導致物業管理企業的成本監管難。表現為難統一模式、難統一標準、難統一核算。因為不同物業往往類型不一、大小不一、新舊不一、特點不一、業主的要求不一、收費模式不一、收費標準不一,不同物業面臨的市場環境、社會環境也差異很大,導致物業管理企業很難用統一的成本管理模式、統一的成本管理標準和統一的核算要求管理所有管理處(項目中心)。因此,物業管理企業的成本管理難。
                二、物業管理企業成本管理的現狀
                1.成本管理起點的滯后性。即物業管理企業的成本管理起始于物業接管驗收以后。事實上,物業管理成本的高低很大程度上取決于物業自身的特點,如物業的規模、物業的設計特點、物業所使用的材料、物業的質量、物業的風格等。這些先天因素在很大程度上決定了物業管理成本的高低。因此,物業管理企業成本管理的起點應該是物業的規劃設計階段,而不是物業接管驗收以后。盡管現在物業開發商也邀請物業管理企業進行前期介入,但介入的重點是對物業的功能進行評估,而很少對成本進行評估,即是對成本進行評估,也主要是物業自身的建造成本,而非物業的使用成本或物業管理企業的管理成本。成本管理起點的滯后性,嚴重影響了物業管理企業的成本。
                2.成本管理體制的兩難性。物業管理企業的成本管理體制存在“一管就死,一放就亂”的兩難選擇。以前大部分物業管理企業的成本管理體制是“統一管理,分級核算”,實行財務一支筆,會計全部集中在公司總部,下屬管理處(項目中心)只設出納,以強化總部對下屬管理處(項目中心)的成本管理。但因物業管理公司的下屬管理處(項目中心)處于分散狀態,且分布面較廣,這樣對管理處(項目中心)的日常管理帶來一定影響,特別是一些大的物業管理公司,因為下屬管處(項目中心)每發生一筆費用都要到總部各職能部門及公司領導哪里去報批,效率較低。采取這一管理體制,也增加了相應的監管成本,實質上也很難真正監管到位。于是一些物業管理企業嘗試將成本管理權下放,但一放,在成本管理中就出現了混亂現象。因此,管理體制的不順,影響了物業管理企業的成本管理。
                3.成本管理思路的片面性。現在物業管理企業一提成本管理就是降低成本,一降低成本就是裁員減人、減少工作時間,減少費用支出等等。殊不知這樣的管理思路,已嚴重不適應現代市場經濟的發展,也不適應物業管理市場自身的發展。成本管理思路的片面性導致物業管理企業成本管理的深度、廣度都嚴重不夠。在管理深度上,往往只重視服務與管理過程的節約,而沒有通過成本與技術的有機結合、成本與業主需要的有機結合、成本與服務質量的最佳匹配,實現成本的深度控制。在管理廣度上,往往只側重于企業內部成本要素的控制,而忽視了企業外部影響成本變化因素的控制。
                4.成本管理方法的局限性。物業管理企業現行的成本管理方法包括標準成本法、責任成本法等,都是傳統的成本管理方法。這些方法在一定條件下能發揮一定的作用,但在現代市場經濟條件下,特別是在強調業主為主導的條件下,這樣的成本管理方法有其局限性。標準成本、責任成本實際上體現的是一種差額管理思想,即根據企業經營目標和經濟效益的要求,預先制定成本控制的標準和目標,核算后對產生的實際成本和標準成本之間的差異進行分析、評價、考核,以確保經濟效益目標的實現。可見,這種方法立足的是企業內部,核算的是企業內部的耗費,成本管理的目標是以盡可能少的價值犧牲換取利潤最大化。這樣的方法忽略了市場的競爭、忽略了業主的需求、忽略了行業的發展,不利于企業的長遠發展。
                5.成本管理主體的單一性。在現代大企業中,成本企劃人員大多是從事成本企劃工作多年、有著豐富經驗的成本規劃師。他們在企業工作多年,熟悉本企業產品生產的各項流程,對市場中同行業的成本趨勢比較敏感,視野比較開闊,也較容易發現降低成本的途徑。但在物業管理企業,成本控制的主體是財務人員,他們既要從事日常的會計工作,又要進行成本規劃和管控工作。而事實上,財務人員往往缺乏對物業管理各項業務流程實質的認識,對成本控制往往只限于對部門上報費用的監控,這樣就很難真正起到對成本的監控作用。
                三、完善物業管理企業成本管控的對策
                (一)運用價值工程
                價值工程又稱價值分析,是指通過集體智慧和有組織的活動對產品或服務進行功能分析,使目標以最低的總成本,可靠地實現產品或服務的必要功能,從而提高產品或服務的價值。  

               價值工程的核心思想是通過對選定研究對象的功能及費用分析,提高對象的價值。這里的價值,指的是反映費用支出與獲得之間的比例,用數學比例式表達如下:價值=功能/成本。提高價值的基本途徑有五種,即:
                1.提高功能,降低成本,大幅度提高價值;
                2.功能不變,降低成本,提高價值;
                3.功能有所提高,成本不變,提高價值;
                4.功能略有下降,成本大幅度降低,提高價值;
                5.提高功能,適當提高成本,大幅度提高功能,從而提高價值。
               (二)追蹤作業成本
            追蹤作業成本就是控制作業成本。目前,物業管理企業的成本控制一般都是簡單地控制單位或部門成本。就是以責任會計控制、標準成本制度等為核心,依據組織機構的職能、權限、目標和任務來劃分責任中心,形成縱橫交錯的責任控制系統。橫的方面建立按職能部門劃分的責任費用中心,縱的方面建立總部、管理處(項目中心)二級責任中心。這種控制方法的局限性就是不易分清許多不屬于單一職能部門但又具有關聯性和同質性的費用的歸屬,容易造成不同責任中心為了本部門或本單位的利益而損害企業整體利益,成本控制難以達到全局的最優。作業成本控制是著眼于成本動因,依照資源耗費的因果關系進行成本分析。從成本計算的角度看,它是以作業為核算對象,而不是以為管理處(項目中心)為核算對象。這樣就能從整體上控制作業或工作成本。控制作業成本有助于物業管理企業樹立“以業主為中心”的管理思想,并改變傳統成本管理只注重成本本身水平高低的狀況,使物業管理企業著眼于成本效益水平的高低,以資源的消耗是否對業主發生價值增值作為評價成本管理水平的標準,而不再以成本本身水平高低為標準。
               (三)完善細節管理
            細節出效益。物業管理企業要降低成本,就必須完善細節管理。如前所述,物業管理企業的成本呈現出“點多、面廣、線長”的特點。這些特點除了要求我們規范和完善物業管理企業成本管理的思路、成本管理的政策、成本管理的制度外,也要求我們更多地關注成本管理的細節,要將成本管理的重點鎖定在管理和服務中的每一個細節。關注細節就是要克服成本管理中的“跑冒滴漏”現象,要從控制一度電、一滴水、一張紙抓起,要一分一分地摳,一厘一厘地省。物業管理企業的每個崗位、每個成本發生點都要制訂耗費標準,要責任到人,日常消耗和所發生的費用要分別建立臺賬,每月底由專人計算匯總,進行量化考核。要通過多種形式、采取多種途徑讓員工懂得控制成本細節的技巧和方法。讓人人動腦筋、個個想辦法,群策群力,集思廣益,防堵成本管理中的“管涌”。
               (四)降低組織成本
            組織成本是影響物業管理企業成本的一個重要因素。也是物業管理企業易在成本控制中所忽略的。組織成本可以分為靜態和動態兩部分。其中靜態部分就是一個組織本身結構所決定的成本;而動態部分則是指一個組織在運作過程中,由于機制不同導致組織效率不同,從而引起成本不同。因此,降低組織成本,要從兩方面入手:
                1.要完善組織結構,也就是完善組織的硬件部分。一個物業管理處(項目中心)內部組織機構如何設置,對物業管理成本的發生影響很大。現階段各物業管理公司下屬物業管理處(項目中心)內部的組織機構基本趨同,多少年來也沒有發生多大變化。要想降低物業管理成本,首先要降低組織成本。物業管理企業在接到一個物業管理項目后,要對項目的特點、業主的需求進行仔細分析,然后有針對性地進行組織設計,做到力求合理。盡力杜絕物業管理處(項目)組織結構上的先天不足。同時,也要根據市場的變化、業主需求的變化不斷調整組織結構。
                2.要完善運作機制,也就是完善組織的軟件部分。一個物業管理處(項目)內部組織機構設置后,管理處按照什么樣的程序和流程進行運作才能達到效率最高,從而降低運行成本,這也是物業管理企業要認真研究的。如:要完善決策機制、和業主的溝通機制、日常服務機制、員工的激勵機制、員工的進出機制等等。此外,還要完善現有會計制度的成本科目設置和歸集工作制度,實現會計核算、全面預算、成本控制的有效結合。
               (五)提升科技含量
            首先,應提升物業管理服務手段的科技含量,包括配備高科技的設施設備,以提升管理服務效率,降低服務成本。其次,要運用先進的管理方法,包括在物業管理和服務過程對人、才、物的調度,對管理和服務過程的組織運用系統工程、運籌學、目標管理、全面質量管理、價值工程等現代化管理方法,以降低管理和服務成本。第三,提升物業管理企業成本管理本身的科技含量,包括運用信息化技術,逐步解決成本管理中成本預測、成本分析、成本評估等工作。利用會計核算電腦化和網絡化的優勢,根據責任會計核算的要求,利用數據庫建立成本信息庫等。第四,提高人員素質,建立精通管理會計、擅長成本控制的員工隊伍。人員素質的高低是決定成本控制工作成敗的一個關鍵因素。因此,物業管理企業一方面要注重引進高素質、高知識層次的人才,另一方面要立足現有的員工隊伍,通過培訓等手段大力提高員工的業務素質。要堅決拋棄物業管理誰都可以干,物業管理成本誰都可以搞的思想。
               (六)發揮集中優勢
            發揮集中優勢,就是物業管理企業在成本控制過程中,下屬管理處(項目中心)不能各自為陣,要發揮企業總部的功能和作用,實現全企業范圍內的資源和信息共享。如對一些通用強、耗用量大、供貨時間快的物料通過總部的招投標實現“三定管理”即“定價格、定型號規格、定供貨商”,通過規模采購降低物料采購成本,通過零庫存降低庫存成本。對一些規模較大的物業管理企業,可建立自身的物料配送中心。為了降低人力成本,特別是技術人員成本,可根據物業管理工作偶然性強、均衡性差等特點,實現人力資源的科學調度和共享。對于一些工器具的使用,也可在一定范圍內實現共享,從而降低物耗成本。

               所以,物業企業需要利用信息化技術,將分散點集中,將復雜工作簡單化,讓管理有針對性,成本從預計變為可控。那么這就要求,物業管理系統必須涉及到資源與成本管理


                 
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